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会议接待详细流程

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会议接待服务按会议流程分为三个部分分别是会前过程、会中过程、会后过程。
一、会议/活动前
1.与会议主办或者活动主办方沟通洽谈,了解会议、活动的要求及所需要的具体服务项目。包括会议策划、灯光音响设备、会场/活动会议/活动地址选择、会议/活动的人数等;
2.根据会议/活动主办方的要求,选择合适的酒店以及会场;
3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况;
4.根据会议/活动主办方的需求服务,指定本次会议/活动的项目预算方案以及项目行程安排方案;
5.与会议/活动主办方签订本次会议/活动的服务合同。
6.签订合同之后,根据本次会议/活动主办方对吃、住、场地、游、娱乐等要求对相应的设施进行预订。
7.根据会议/活动主办方的服务需求,设计相应的《视觉设计》方案。
二、会议/活动中
1.会议接待
a.接站、接机。专人负责机场,车站接站服务;
*根据来宾数量,合理安排车辆; *车辆张贴明显标识,便于来宾寻找; *途中安排矿泉水及当天报纸,提供贴心服务;
*安排值班车辆,处理应急事件;
*大型客车配备服务人员及各类设施,设施包括:音乐及DVD光盘、垃圾袋等。
b.提前在酒店或者活动场地、会议室摆放好欢迎调幅、签到台、指路水盘;
c.协助宾客办理入住手续、签到、会议/活动资料的领取。
2.住宿
a.根据预定房间设施,摆放指路水牌方便参会来宾寻找住宿楼层房间;
 b.重要来宾房间提前查房,设施包括:卫生、温度、气味、网络、电视、冰箱、淋浴、马桶等设施;
c.重要来宾房间鲜花、水果、报纸及其他需求;
d.每日根据日程安排,确定标准语言,通知酒店总机叫早;
e.协助酒店办理来宾入住登记及退房手续。
3.餐饮
a.根据会议/活动流程摆放指路水牌方便参会来宾寻找用餐地点;
b.提前检查各餐及茶歇准备状况,确保按时开餐。
4.会议/活动场地
a.根据会议/活动流程摆放指路水牌方便参会来宾寻找会议场所地点
b.会前准备。准备好会议所需要的会议资料、会议用品、会议演讲稿、等会议相关物品并提交安装搭建会议主题背景板、X支架;
c.安排专人负责到会议场地安装、调试、检查会议条幅、灯光、音响、投影仪、空调、同声传译等设备。
5.会议娱乐
a.根据会议/活动流程摆放指路水牌方便参会来宾寻找娱乐设施地点;
b.娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
6.会后旅游
a.提前安排本次旅游活动线路行程、用车、导游等; b.提前与会议主办方确定是否增加或者减少本次旅游活动中的景点。
7.会议服务
a.提前告知参会来宾会议组服务人员的联系方式,方便参会人员联系;
b.建立酒店与会议团队的沟通桥梁;
c.会议服务人员24小时值班制,解决参会来宾各类疑难问题;
d.安排必要办公设备办公软件及办公用品,方便来宾使用;
e.会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
8.医疗保障
a.与酒店提前沟通配备医疗人员,解决突发事件;
b.提前购买常备药品,种类包括:晕车、呕吐、腹泻、创伤、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧气袋等。
c.基本设备包括:体温表、棉签等。
9.票务预订
a.提前统计参会人员返程乘坐的交通工具;
b.根据统计结果为参会人员提供机返程票预订以及火车票预订。
三、会议/活动后
1.结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与会议主办方负责人进行核对并结帐;
2.资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册;
3.合影:会议结束后参会人员合影留恋,并迅速影印出来分发给每位与会人员。

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